Quem não se comunica, se trumbica!

Hoje vamos resgatar o Velho Guerreiro para lembrar aos gerentes de projetos a importância de ter um plano de comunicação.

Já dizia Chacrinha, apresentador de TV entre os anos 1950 e 1980:

"quem não se comunica, se trumbica!". 

O que a área de gerenciamento de projetos tem a ver com isso? Primeiro vamos conhecer o autor do bordão. Abelardo Barbosa é um ícone da comunicação de massa do Brasil. Seus programas de auditório apresentaram ao público nomes como Roberto Carlos e Raul Seixas.

Ele sabia se comunicar como ninguém. E tinha razão ao dizer que a falta de comunicação "trumbica", ou seja, atrapalha, dá problemas, pode estragar tudo. E isso é a última coisa que um gerente de projetos quer.

A falta de comunicação é um problema tão grave que, no PMBOK, há uma área de conhecimento exclusivo para ela. Para definir uma matriz e um template comunicacionais, alguns passos básicos devem ser observados. 

Vamos a eles:

1.    Matriz de comunicação

Não há segredo. Elaborar a matriz é definir os tipos de comunicação, com informações detalhadas sobre cada elemento. Essa matriz servirá de apoio ao planejamento, por isso deve ser elaborada com atenção. 

Veja alguns detalhes:

•    Tipo: o nome do projeto

•    Objetivo: o assunto a ser tratado

•    Meio: como será feita a comunicação (e-mail, reunião presencial, teleconferência)

•    Frequência: qual será a periodicidade da comunicação (semanal, mensal, quizenal)

•    Audiência: quem serão os participantes

•    Responsável: quem deverá cumprir tarefas para desenvolver a comunicação

•    Produto: é a última etapa, com o produto pronto para ser entregue

Elaborar um plano de comunicação é o primeiro passo para não se "trumbicar".

 Em geral, um plano conta com os seguintes elementos:

•    Nome do projeto

•    Empresa ou cliente

•    Versão do plano

•    Data de alteração

•    Gerente do projeto

•    Aprovador

•    Tipo

•    Matriz de comunicação

•    Detalhamento do processo  (como tipo, insumos, local e duração)

•    Cronograma das comunicações

•    Histórico de alterações

Para elaborar um template, não há um padrão, uma vez que esse instrumento trata do direcionamento que cada empresa prefere dar a um projeto. As informações, assim, são adaptadas para a realidade de cada companhia. Empresas com processos bem definidos, por exemplo, costumam dispensar alguns detalhes, mantendo-os apenas no cronograma do projeto.

Chacrinha costumava dizer também: "Eu vim para confundir, não para explicar". Claro que esse não é o objetivo do gerente de projetos. Mas fica a dica: é importante evitar duplicidade de informações ao elaborar um plano de comunicação. Isso evita a confusão, os conflitos de informações e atualizações diferentes em lugares diferentes.

Assim o Gerente de Projetos não fica com o "troféu abacaxi"...!!!