Loading...

Já somos mais de 80 mil

 
 
Ultrapassamos a marca de 80 mil acessos. Agradeço a cada um de vocês que passam por aqui e que, de uma forma ou de outra, deixam sua marca. Chegamos aos 80 mil acessos e devo esse sucesso a você. Agradeço também aos leitores que seguem o blog, atestando, assim, o conteúdo.
Esperamos ter vocês por aqui por muito tempo.

Vamos juntos rumo ao 100 mil...!!!
Obrigado amigos...!!!

COMO LIDAR COM CONFLITOS


Seis técnicas para resolução de conflitos
 
EVITAR
Característica: recuo de situações conflitantes verdadeiras ou potenciais.
O que dizer: "Desculpe, não posso lidar com isso agora." "Um... não tenho certeza...." "Vamos conversar sobre isto em outro momento?"
Quando usar: Sempre que a equipe não concorda e precisam de um tempo para recompor e lidar com o conflito quando estiverem mais calmos. Sempre que necessitar de tempo para decidir a melhor ação a ser tomada.
 
FORÇAR
Característica: forçar o ponto de vista à custa de outros. Conhecido como ganha-perde.
O que dizer: "Preciso de um relatório melhor, gerencial, senão, conversarei com o seu gerente sobre seu desempenho."
Quando usar: Utilizado quando o tempo é curto e você precisa manter as coisas em andamento. Para tomada de decisões rápidas ou impopulares.
 
ACOMODAR
Característica: Ressalta os pontos positivos ao invés das áreas de diferença. Significa dar menos importância para um conflito, para evitar discussões ou mal-estares. Normalmente, uma pessoa cede às necessidades do outro às próprias custas.
O que dizer: "Farei um esforço extra amanhã para trabalhar nos relatórios." "Farei isso, já que será uma única vez." “Claro, podemos trocar o turno se você precisa de uma folga."
Quando usar: Quando o relacionamento entre as pessoas envolvidas no conflito for mais importante do que o problema. Quando uma pessoa tem poderes significativos sobre outra.
 
CEDER
Característica: Abrange negociar uma solução que traga um pouco de contentamento para todas as partes envolvidas.
O que dizer: "Se você me mandar o relatório um dia antes, posso revisar, para não termos retrabalho." "posso atender este cliente em seu lugar e na próxima semana você atende o meu."
Quando usar: Quando ambos têm poderes similares, mas objetivos mutuamente exclusivos. Utilizado quando se precisa de uma solução temporária para um problema complexo.
 
COLABORAR
Característica: Envolve a combinação de ideias e pontos de vista de várias pessoas com diferentes perspectivas. Motiva um acordo e compromisso geral para uma solução entre todos os membros da equipe.
O que dizer: "Desculpe, eu não sabia que você estava a horas trabalhando. Vamos ver o que podemos fazer para tornar as coisas mais fáceis para você." "Vamos sentar e procurar uma solução que funcione para nós dois." "Percebi que você está triste em seu trabalho e isso está afetando o seu serviço. Vamos ver como podemos melhorar isto."
 
Quando usar: Quando há mais de uma preocupação igualmente importante e não podem ser descartadas. Quando queremos combinar a percepção de vários membros da equipe que tenham diferentes perspectivas.
 
CONFRONTAR
 
Característica: Engloba identificar a causa raiz de um problema e sua melhor solução com base nas alternativas. Requer uma atitude de dar e receber, assim como um diálogo aberto em que os membros da equipe avaliam e consideram as opções. Normalmente fornece uma solução duradoura para um conflito, pois todos da equipe estão envolvidos na solução para a causa do conflito.
O que dizer: "Muito bem pessoal, vamos tentar descobrir qual é o verdadeiro problema."
Quando usar: Quando você precisa atingir soluções mutuamente aceitáveis, com a qual todas as partes possam se comprometer e que lhe permite resolver o conflito e seguir em frente com o projeto ou a tarefa.
 

MS Project x Primavera Project: vantagens e desvantagens

 
 
O MS Project e o Primavera Project são atualmente os principais softwares que auxiliam os profissionais na elaboração e gestão de cronogramas em todo o mundo. Apesar de suas diferenças em torno de comandos e funções, ambos possuem o mesmo objetivo: oferecer soluções para a elaboração e controle de cronogramas no desenvolvimento das Atividades de Planejamento e Gestão de Projetos.
 

Mais qual deles é o melhor software de gestão? Essa é uma questão de difícil resposta. Os dois softwares tem suas vantagens e desvantagens e ambos, dentro do que se propõem a fazer, cumprem com excelência com seus objetivos.
 

A simples comparação em termos de usabilidade entre MS Project e Primavera Project não é a mais adequada, pois os softwares possuem características distintas em termos de funcionalidades e objetivos.
 
 
Em sua grande parte, as divergências entre estes dois softwares está relacionado ao conceito de gerenciamento de projetos empregado pelos fabricantes.
 

A seguir, irei comparar alguns critérios básicos que permeiam a usabilidade dos dois softwares, porém não se restringem ao que vai ser tratado.
 

O MS Project se destaca por sua facilidade de interação com o usuário. Sendo um item integrado na plataforma Office da Microsoft, sua interface com o usuário já é comum e por isso, suas ferramentas e comandos são encontrados facilmente, sem necessidade constante de um “manual de instruções”.
 

Estas características implicam na crescente existência de profissionais no mercado com esta habilidade e o conhecimento na manipulação e aplicação desta ferramenta, tornando-se uma obrigatoriedade, o que antes era um diferencial.
 

A relevância de usabilidade do MS Project não é sinônimo de ameaça para o Project Primavera e sim de oportunidade. A complexa interação com o usuário fornecida por este software proporciona aos profissionais que detenham o conhecimento operacional, uma visão mais crítica e sistêmica do projeto como um todo.
 

O Project Primavera é um produto pertencente a Oracle, instituição que fornece soluções e sistemas de gestão de banco de dados. Por isso, antes que profissional possa desenvolver um cronograma de qualidade no Project Primavera, ele precisará parametrizar todas as informações do projeto em uma plataforma SQL Server.
 

Em termos de formas de visualização, o MS Project supera o Primavera Project, pois reflete os dados alimentados no desenvolvimento do cronograma, além de se integrar com outras plataformas como MS Word, MS Excel e MS Visio.
 

Quanto à segurança, o Primavera Project se supera, pois por ser um Banco de Dados, nada é perdido, não sendo necessário o salvamento periódico das informações. A funcionalidade é fator predominante deste software, pois possui várias ferramentas e comandos.
 

Um grande obstáculo para os usuários é o idioma. O MS Project oferece uma série de idiomas que podem ser adaptados a quem está utilizando, aspecto inexistente no Primavera Project que utiliza a língua inglesa com exclusividade.
 

O MS Project possui uma deficiência no que se refere à vulnerabilidade dos dados, pois podem ser alterados mesmo que as condições impostas para o projeto não sejam corretas, ou seja, aceita “martelar o cronograma”. Este aspecto inexiste no Primavera Project, onde uma vez parametrizados, as informações não fornece aos usuários opções de alterações, ou seja, ele é mais preciso nas informações.
 

Com relação ao custo de aquisição e implantação, o MS Project se encontra mais acessível no mercado. Independente de quais versões será adquirida (Standard, Professional e Server) ainda sim o valor unitário se é mais barato do que o do Primavera Project.
 

Bom, diante dos prós e contras dos dois softwares, basta dizer que independentemente do que venha ser sua escolha, o fator humano é o que mais prevalece. O profissional deve estar disposto em exercer uma busca constante de conhecimento para adquirir conteúdo prático e teórico, melhorando assim sua performance na busca dos resultados esperados. A tomada de decisão está na mente do profissional, o software apenas é uma ferramenta para que ele esteja convicto de sua escolha.
 

Como dizer não elegantemente


Nas palavras de Warren Buffet, “A diferença entre pessoas bem-sucedidas e as pessoas muito bem-sucedidas é que as pessoas muito bem-sucedidas dizem ‘não’ a ​​quase tudo”. As probabilidades são de que milhões de oportunidades apareçam em seu caminho: convites para falar em conferências, pedidos de conselhos, sugestões para abrir operações em novas localizações… Você pode estar animado com muitos deles, mas quando alguns vêm juntos aqueles em que você não está interessado, aqui estão dois exemplos de como dizer não.

 O primeiro é um exemplo bem-humorado do autor E.B. Whiteo, Lê-se:

“Caro Sr. Adams, Obrigado pelo convite para participar do comitê das Artes e das Ciências de Eisenhower. Devo recusar, por razões secretas. Atenciosamente, E.B. Whiteo “

 O segundo exemplo vem de um e-mail que eu enviei recentemente:

“Muito obrigado pelo contato. Eu agradeço o que você está tentando fazer. Um dos nossos principais valores é a transparência, então eu vou ser totalmente honesto. No momento, eu quero me dedicar inteiramente às nossas prioridades fundamentais, o que inclui colocar nosso projeto em funcionamento, garantir a continuidade de nossa empresa e equipe e dobrar o tamanho da empresa, com Excelência. Isso significa que eu estou optando em termos esta conversa em outra oportunidade; por isso não vou ser capaz de atender sua solicitação.

Se tiver alguma coisa rápida na qual possa ajudá-lo ou se você tiver alguma pergunta específica, por favor me mande um e-mail a respeito e eu ficarei feliz em te responder!

 Atenciosamente, Gerson Costa”.



Conclusão: Saber como fazer perguntas por e-mail, tendo bastante consideração com as pessoas que você está abordando, ajudará na construção dos relacionamentos que você deseja ter. E a boa notícia é que você já pode começar a praticar agora mesmo com todos a quem você envia e-mails!

Análise Qualitativa de Riscos com apoio do MS Project 2013

Em continuidade, o Professor Projeto, traz mais um post de Alexandre Paiva, Project Manager and Microsoft Project enthusiastic, onde trataremos a Análise Qualitativa de Riscos com apoio do MS Project 2013.
 
28-03-2013 20-44-06
 
Olá pessoal,
 
A ideia deste post é mostrar como podemos utilizar a ferramenta MS Project 2013 para auxiliar o Gerente de Projeto no planejamento dos riscos do projeto, mais especificamente na Análise Qualitativa dos Riscos.
 
A Análise Qualitativa dos Riscos, conforme padrão de riscos do PMI, tem por objetivo principal avaliar a probabilidade de ocorrência de cada risco identificado no processo de Identificação de Riscos e o efeito (ou impacto) nos objetivos do projeto. Uma vez identificados probabilidade de ocorrência e impacto, é possível então atualizar o registro de risco (Risk Register) – que é simplesmente uma relação de riscos que vai sendo “turbinada” a medida em que evoluímos no planejamento dos riscos – com estes dados e, a partir deles, verificar quais são os riscos identificados com maior prioridade de gestão (sim por que você não terá tempo e nem grana para gerenciar todos os riscos identificados) e, consequentemente, os que precisam de respostas imediatas.

Utilizando o MS Project 2013 para apoiar a Análise Qualitativa dos Riscos – A matriz PxI

O que vamos fazer aqui, como sempre, é criar tabela e modo de exibição específico no MS Project 2013 para apoiar a Análise Qualitativa, produzindo no final uma matriz Probabilidade versus Impacto. Nesta tabela, faremos uso de alguns campos customizáveis e até mesmo de Lookup tables.
 
Vamos lá!
 
O primeiro passo é criar uma tabela específica que vou chamar de T01 – Análise Qualitativa de Riscos através da guia EXIBIÇÃO e do comando Tabelas no grupo de comandos Dados.
 
image
 
Vamos selecionar a opção Mais tabelas para criar uma nova tabela.
 
image
 
Vamos definir que esta nova tabela usa como base a tabela de Tarefa e, em seguida, clicar em Nova.
 
image
 
Ao clicar em Nova, a caixa de diálogo Definição de Tabela para o projeto em questão aparecerá. Nela vamos informar agora o nome da tabela (definimos que seria T01 – Análise Qualitativa de Riscos) e os campos que utilizaremos na mesma.
 
image
 
Os campos customizáveis que utilizaremos nesta tabela serão:
 
image
 
Na sequência muito cuidado para não escolher a opção Aplicar, pois ela alterará o modo de exibição atual mudando a tabela utilizada por esta nova criada. Escolha a opção Fechar e vamos partir para a criação do modo de exibição.
 
image
 
Para a criação do Modo de Exibição, vamos utilizar a guia EXIBIÇÃO e o comando Outros Modos de Exibição dentro do grupo de comandos Visões do Recurso.
 
image
 
Selecione a opção Mais modos de exibição.
 
image
 
Na caixa de diálogo Mais modos de exibição, selecione a opção Novo.
 
image
 
Vamos utilizar um modo de exibição único.
 
image
 
Agora, com a caixa diálogo de Definição do novo modo de exibição, vamos informar Nome, Tela, Tabela, Grupo e Filtro para caracterizar o novo modo.
 
image
 
image
 
Importante deixar marcado a opção image pois permitirá com que este novo modo de exibição possa ser acionado diretamente do Menu do MS Project 2013.
 
E agora sim, com o novo modo marcado, clicaremos em Aplicar. Com isto, eu altero o modo atual para o novo modo criado.
 
image
 
E o resultado final seria:
 
image
 
Agora, faremos ajustes nos campos personalizados de Probabilidade (Número1) e Impacto (Número2) de tal forma que valores já venham pré-configurados para escolha do gerente do projeto. Ou seja, vamos criar Lookup Tables para estes dois campos personalizados com uma determinada escala de probabilidade (1= muito baixa; 3= baixa; 5=média; 7= alta e 9= muito alta) e impacto (1= muito baixo; 3= baixo; 5=médio; 7= alto e 9= muito alto).
Vamos lá.
 
Com o botão direito do mouse em cima do campo personalizado Probabilidade, selecione a opção Campos Personalizados.
 
image
 
Na caixa de diálogo Campos Personalizados, verifique se o campo Número1 está marcado e, em seguida, selecione a opção Pesquisar.
 
image
 
Com a caixa de diálogo de edição da tabela de pesquisa para o campo Número1 (Probabilidade), verificar as configurações abaixo. Destaque para a opção Permitir que itens adicionais sejam informados nos campos. Esta configuração impede com que os usuários informem dados que não estejam na tabela de pesquisa, garantindo a integridade.
 
Definimos também um valor padrão para a lista que é a opção Média.
 
No final, selecione Fechar.
 
image
 
Faça o mesmo para o campo Número2 (Impacto).
 
image
 
Por último, vamos ajustar o campo Número3 (Grau de Risco), que usará a fórmula Probabilidade (Número1) x Impacto (Número2) e será representado através de Indicadores Gráficos.
 
image
 
Aplicando a fórmula, teremos:
 
image
 
Aplicando Indicadores gráficos ao campo, teremos as seguintes possibilidades com a seguinte escala de severidade do risco (representada pelas cores):
 
image
 
Os critérios então entrariam nos testes da seguinte forma:
 
image
 
Dica: sempre começar do maior valor para o menor, pois o MS Project começa a testar de cima para baixo.
 
image
 
Pronto. Vamos agora popular o Registro de Risco, com a análise qualitativa dos riscos
 
image
 
Viu como é fácil. O MS Project pode fazer mil coisas por você. Invente uma!
Espero que este post tenha sido útil para vocês e até o próximo.
 
 
Alexandre Paiva, Project Manager and Microsoft Project enthusiastic.
Member of PMI Institute, PMP, PMI-RMP, PMI-SP, MCTS, ITIL Foundation
 
http://gerentedeprojeto.net.br/


Indicadores de Qualidade do Cronograma com apoio do MS Project 2013

Caros amigos do Professor Projeto, neste post de Alexandre Paiva, Project Manager and Microsoft Project enthusiastic, trataremos dos Indicadores de Qualidade do Cronograma, assunto de grande relevância para o mundo dos projetos.

2015-03-14_14-37-14
 
Um dos processos de planejamento do gerenciamento do tempo do projeto é o desenvolvimento do cronograma. Ele é responsável por verificar o correto sequenciamento das atividades promovido no processo 6.3 (sequenciar atividades), verificar os recursos estimados no processo 6.4 (estimar recursos), verificar as durações estimadas no processo 6.5 (estimar duração para atividades) e observar as premissas e restrições do projeto contidas na declaração de escopo para que o cronograma traduza a realidade do projeto.
 
Costumo dizer que este processo é um “processo de qualidade” – embora não seja – dentro do gerenciamento do tempo, pois analisaremos todo o trabalho realizado nos processos anteriores de tempo de tal forma que o cronograma fique aderente aos requisitos de prazo, custo e qualidade.
 
Sendo assim, precisamos “gastar energia” no desenvolvimento do cronograma sob o risco de gerarmos um cronograma e uma linha de base irreal.
 
A ideia deste post é auxiliar no trabalho de verificação de atributos, sequenciamento de atividades e do diagrama de rede gerado, da alocação de recursos e estimativa de duração das atividades.
 
Com base nesta necessidade, desenvolvi um modo de exibição do MS Project que verificará, através do uso de indicadores, todos estes pontos.
 
imagem-post-02
 
Sequenciamento de atividades (Diagrama de Rede do projeto)
O primeiro conjunto de indicadores é composto por “Sem Predecessora” e “Sem Sucessora”. Ele verificará se entregas e pacotes de trabalho possuem predecessoras e sucessoras, caracterizando assim uma não conformidade com as melhores práticas. Explico: o processo 6.2 do PMBOK foca no sequenciamento de atividades (e não entregas e pacotes de trabalho) necessárias para produzir os pacotes de trabalho.
 
Além disso, este primeiro conjunto de indicadores verificará se existe alguma atividade do cronograma do projeto sem definição de predecessora e/ou sucessora definida para ela. Cabe lembrar aí que, conceitualmente, apenas o marco de início do projeto não possuirá predecessora e o marco de término não possuirá sucessora. As demais atividades deverão ter pelo menos uma predecessora e uma sucessora.
 
Alocação e estimativa de recursos
O segundo conjunto de indicadores analisará os recursos do projeto. O indicador “Verifica alocação de recurso” apontará se existe alguma atividade no cronograma que não possui recurso alocado.
 
Este indicador também observará se temos pacotes de trabalho e marcos com recursos alocados, representando assim um desvio das melhores práticas.
 
Outro indicador que compõem o segundo conjunto de indicadores – “Superalocação de Recursos” – verificará se uma determinada atividade do cronograma possui recurso superalocado. Isto acontecerá quando atribuirmos muito trabalho para um recurso em um determinado período de tempo.
 
Desta forma, com o auxílio deste indicador poderemos observar em que atividades aplicaremos o nivelamento de recursos, que é ferramenta/técnica prevista no processo Desenvolver o cronograma.
 
Estimativa de duração da atividade
Este indicador verificará se a atividade já teve sua duração estimada ou não. Na prática, toda a duração não estimada é representada no MS Project por um sinal de interrogação ao lado de sua duração (image)
 
Todos esses casos devem ser revistos e suas durações estimadas.
 
Declaração de escopo do projeto
A declaração de escopo do projeto leva informações de restrições de prazo para dentro do cronograma. Quando isto acontece, surge a figura das datas limite (deadlines) ou datas impostas (restrições de prazo).
 
Sendo assim, este indicador sinaliza a existência de uma data limite ou imposta para uma determinada atividade.
 
Atividade Crítica
Este indicador mostra as atividades críticas do projeto; ou seja, aquelas que influenciam diretamente no término do projeto. Se uma atividade crítica tiver sua duração reduzida ou antecipada, o término do projeto acompanhará diretamente esta mudança.
 
Para que possamos trabalhar na compressão do cronograma, é necessário identificar o caminho crítico do projeto com suas atividades. Feito isso,  poderemos aplicar Crashing ou Fast-Tracking, com o objetivo de otimizar o término do projeto.
 
Dirigida ao Esforço
Este indicador auxilia na identificação de atividades do tipo “dirigida ao esforço”; ou seja, a duração da atividade diminui ou aumenta à medida que os recursos são adicionados ou removidos a ela, enquanto a quantidade de esforço necessária para concluí-la permanecerá inalterada.
 
É importante distinguirmos estas atividades no cronograma do projeto. A combinação “atividade crítica” e “dirigida ao esforço” permite a aplicação de Crashing para redução da duração da atividade e, por definição, para a redução do término do projeto.
 
Folga Livre e Total
Estes indicadores mostram quando uma atividade possui folga livre e folga total. Com a existência de folga livre, podemos observar a quantidade de tempo que uma atividade poderá atrasar sem impactar o início mais cedo da sua sucessora.
Já com a folga total, podemos observar a quantidade de tempo que uma atividade poderá atrasar sem impactar o término do projeto.
 
Sem Linha de Base
Este indicador mostra se a linha de base da atividade foi gerada.
 
Alexandre Paiva, Project Manager and Microsoft Project enthusiastic.
Member of PMI Institute, PMP, PMI-RMP, PMI-SP, MCTS, ITIL Foundation
 
http://gerentedeprojeto.net.br/

 

Congresso Paranaense de Gerenciamento de Projetos 2015

O Congresso Paranaense de Gerenciamento de Projetos 2015 segue a evolução natural do Seminário Paranaense de Gestão de Projetos, evento realizado há 12 anos no Estado do Paraná. Somente nos últimos dois anos, o SPGP 2013 e o CPGP 2014 proporcionaram conhecimento, capacitação e atualização em Gerenciamento de Projetos para mais de 400 participantes.
 
O CPGP 2015 será realizado nos dias 15 e 16 de Outubro de 2015, no Lizon Curitiba Hotel. Sendo um evento de grande porte, é o ponto alto do calendário do PMI-PR.
 

Gerência de Projetos

 
Nossas organizações precisam entender que a gerência de projetos é uma especialidade cujo momento para se pensar e implantar é agora.
 
Devido às mudanças aceleradas no mundo dos negócios, as empresas deparam-se com o gerenciamento de um conjunto de projetos ao invés da simples operação de uma hierarquia corporativa.
 
A gestão por projetos nas empresas mostra como atingir metas aplicando as técnicas de gerenciamento de projetos não apenas a projetos isolados, mas também no nível empresarial.
 
Mostra como incorporar a arte e a ciência do gerenciamento de projetos a uma nova e excitante forma de fazer negócios.
 
Permite consolidar em toda a organização a gestão através de princípios de gerenciamento de projetos.
 
Assim, devemos aprender como uma organização pode ser dirigida utilizando-se o gerenciamento de projetos como uma crença organizacional.
 
Como transformar uma empresa implantando a mentalidade de gerência por projetos e aumentando, assim, acentuadamente, a produtividade organizacional.

 

CONTE SUA HISTÓRIA

Se você tiver algo interessante para compartilhar, participe da NOVA campanha e CONTE SUA HISTÓRIA.

O PMI-PE irá sortear 2 vouchers de gratuidade para o X Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos, o mais importante evento do Brasil organizado pelos 15 chapters do PMI, para quem compartilhar sua história em Gerenciamento de Projetos. Participe e Concorra!

Publique na nossa Fanpage do Facebook ou envie um email para marketing@pmipe.org.br.

Todas as publicações participarão do sorteio.
 
 

Executivo ou gerente de projetos

Uma das 42 profissões promissoras para 2015, segundo os recrutadores

Executivo ou gerente de projetos
 
 
 
A cautela continua dando o tom do mercado de trabalho. Para 2015, a expectativa é de menos investimentos e ainda mais controle financeiro por parte das empresas.

Com previsões pouco animadoras para a economia, nenhuma empresa pode admitir perda de recursos com projetos mal gerenciados, explica André Assef, sócio da Desix. “Adiar prazos e consumir recursos desnecessariamente são ações inadmissíveis num cenário desfavorável”, diz. Segundo Katia Navarrete, sócia da Exceed, a figura do gerente de projetos é importante para trazer inovações para as empresas.

O que faz: gerencia a carteira de projetos de uma empresa.

Perfil: ter certificação para gerentes de projetos (PMP) é característica de quem se destaca. Profissionais com profundo conhecimento do negócio e experiência na gestão de projetos complexos são os mais disputados, diz Assef.
 
 
info.abril.com.br | Por Camila Pati

70 MIL ACESSOS

 
 
Gostaria de agradecer aos gerentes, coordenadores, equipes de projetos e visitantes pela expressiva marca de 70 mil acessos alcançados neste mês de Janeiro de 2015.
 
Criado em Novembro de 2009 com a simples finalidade de difundir as Melhores Práticas de Gerenciamento de Projetos, nosso site caiu no gosto dos profissionais e estudantes de GP.
Agradeço a todos que navegam, enviam sugestões de temas e que ajudam nosso site a ser uma referência na divulgação destas Melhores Práticas.
Em 2015 teremos duas publicações por mês... Muito Obrigado a todos.
 
Me. Gerson Luis da Costa, FGV-PR, PMI-PR, CRA-PR

60 MIL ACESSOS


 
Para quem imaginou que era campanha política, enganou-se, na verdade só quero agradecer aos gerentes, coordenadores, equipes de projetos e visitantes pela expressiva marca de mais de 60 mil acessos alcançados neste mês de agosto de 2014.
 
Criado em Novembro de 2009 com a simples finalidade de difundir as Melhores Práticas de Gerenciamento de Projetos, nosso site caiu no gosto dos profissionais e estudantes de GP.
Agradeço a todos que navegam, enviam sugestões de temas e que ajudaram nosso site a ser uma referência na divulgação destas Melhores Práticas.
Vamos lá, rumo ao 100 mil...!!!
Muito Obrigado a todos.
Me. Gerson Luis da Costa, FGV-PR, PMI-PR, CRA-PR

 

Metodologia do Project Model Canvas

Trecho da aula do MBA de projetos da FGV Management onde professor José Finocchio explica o Project Model Canvas, uma metodologia para conceber em uma única folha um plano de projeto completo.


 
 
 
MODELO
 
 
 

Ferramenta 5W2H



 
O que é o 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

Por que 5W2H?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

What          – O que será feito (etapas)
Why           – Por que será feito (justificativa)
Where        – Onde será feito (local)
When         – Quando será feito (tempo)
Who           – Por quem será feito (responsabilidade)
How           – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)

Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.

Como utilizar?
Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;

Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;

É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.
Dá um exemplo?
 
Sim, claro! Ao planejar determinada atividade gerencial, você deve responder às  7 perguntas citadas acima com clareza e objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o esboço bem simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da maneira que o utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário o 5W2H perde a sua função.

A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de ser implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia empresarial. Você só tem a ganhar!
 
 
E aí, o que achou desta ferramenta? Já trabalha com ela e quer contar suas experiências? Deixe um comentário e compartilhe sua opinião com nossos leitores!