Devemos registrar TUDO por escrito em um projeto?
Gostaria de comentar hoje um pouco sobre a prática de registro em projetos.
Esta prática, vista por muitos como mania, é adotada radicalmente por uns, mas considerada um exagero desnecessário por outros.
Este tema gera muito conflito de opiniões. A partir de que fase ou momento o nível de registro de informações se torna excessivo? Registrar tudo não reduz a produtividade do projeto? A burocracia não acaba virando burocratismo?
Eu realmente aprendi que o melhor é pecar pelo excesso: todas as informações que tenham qualquer importância no projeto devem ser documentadas adequadamente. Vejamos algumas razões para isto:
- Minha memória é limitada: como gerente de projeto, sou o responsável por garantir o bom fluxo das informações. Como sei que não consigo lembrar de tudo, prefiro documentar as informações a pensar “ah, eu não vou me esquecer disto”.
- A memória dos outros também é limitada: se não confio na minha capacidade de lembrar de tudo, como confiarei na dos outros? Desconfie especialmente daqueles que não anotam as informações importantes em reuniões, e daqueles que gostam de repetir “pode deixar, eu consigo me lembrar de tudo que foi decidido”.
- Informações claras são uma característica fundamental de um projeto de sucesso: distribuir informações documentadas ajuda a esclarecer atividades, decisões e objetivos. Identificar lacunas na comunicação terá impacto positivo direto nos resultados do projeto.
- Fácil referência futura: um projeto bem documentado também melhora o resultado de projetos futuros, permitindo uma melhor análise de lições aprendidas.
- Responsabilidades: mesmo que a boa vontade impere entre os membros da equipe, as responsabilidades sempre devem estar documentadas. Novamente, lacunas de compreensão podem fazer com que uma atividade fique esquecida, com impactos de tempo e custo em sua recuperação.
- Não confio em tudo o que me dizem: infelizmente o gerente de projeto nunca deve se esquecer que podem existir pessoas ou empresas que querem fugir do trabalho. Para estas pessoas ou empresas, a falha no registro de informações é um prato cheio, já que elas poderão manipular suas próprias versões dos fatos sem que você tenha documentação adequada para expor a verdade.
- Distribuição: distribuir um e-mail ou um comunicado é muito mais prático do que ficar ligando para várias pessoas para passar uma informação, porém muitas vezes ligar é o caminho mais rápido quando a informação é direcionada a uma pessoa ou empresa.
Você como gerente deverá encontrar a forma certa de fazer a documentação do projeto. Da mesma forma que as decisões mais importantes dos principais stakeholders não devem ficar apenas em uma nota de e-mail, uma informação do dia a dia que apenas interessa a uma ou duas pessoas não precisa se tornar um relatório em formato padronizado. Fica aqui a dica: vale o bom senso!
Agora, não esqueça: a informação pode gerar dúvida ou discordância entre as partes??? REGISTRE...!!!
