Como criar um Mapa Mental

Você está perdido? Sobrecarregado?

Você sabe onde você está? Que tarefas você precisa fazer? Quais são suas obrigações?

O que você precisa… é de um mapa.

Um mapa para mostrar a você onde você está, para onde está indo e o que precisa fazer.

Hoje, vou colocar em pauta uma técnica muito poderosa chamada “mapas mentais” que fará exatamente isso.

Você sabe onde você está?

Quando as pessoas estão tentando ser organizadas ou colocar sua gestão de tempo sob controle, uma das maiores dificuldades que elas encontram contabilizar sua situação atual.

O que elas precisam fazer. Qual sua é carga de trabalho. Onde elas se encontram.

Se você não sabe onde você está… Como você vai saber para onde precisa ir?

Parece básico o suficiente.

Entretanto, contabilizar sua situação pessoal pode ser uma tarefa árdua, especialmente se você estiver começando do zero.

Uma das melhores (e mais rápidas) formas de fazer isso é fazer o que chamamos de “mapas mentais”.

Mapas mentais são rápidos, poderosos e simples.

Eu venho usando os mesmo há algum tempo para ambas as vidas profissional e pessoal.

Fazer um mapa mental pode te ajudar a clarificar rapidamente sua situação. Ele pode te ajudar a parar de parecer com um tronco descendo o rio e te ajudar a tomar decisões melhores.

Faça um Mapa (Mental)

Você talvez já tenha ouvido falar de mapas mentais, eles têm ganhado popularidade nos últimos anos, especialmente com o avanço de aplicativos que o tornam muito mais fácil e intuitivo.

O conceito básico é que você cria uma estrutura visual em forma de árvore de suas ideias. A maioria dos mapas mentais começa com uma ideia central e possui ramificações saindo com os vários sub-tópicos.

Você pode usar um aplicativo ou você pode manter a simplicidade e suar apenas um papel e uma caneta.

Eu prefiro usar um aplicativo. Os sistemas evoluíram muito e possuem funcionalidades poderosas. A simples possibilidade de arrastar-e-soltar ideias ao redor do mapa é razão suficiente para eu fazer meus mapas em meu notebook ou IPAD. Quando desenvolvo ideias, elas irão mover-se ao redor de meu mapa enquanto o conceito se desenvolve.

Veja um exemplo de mapa mental:

Roteiro para ser mais produtivo.

Veja apenas alguns benefícios dos mapas mentais:

1) Tenha uma visão a 10000 pés – mapas mentais são formas poderosas de ver muitas ideias, projetos, tarefas diferentes… todos na mesma tela. Eles são uma forma rápida de ver o “grande quadro”;

2) Brainstorming – eu já utilizei muitos métodos para brainstorming. Nada se compara a habilidade dos mapas mentais de te ajudar a ordenar suas ideias. Eles funcionam muito bem em grupo também. Eu geralmente uso um projetor para exibir o mapa, o que permite a colaboração da equipe;

3) Visual – pesquisas conectam a natureza visual dos mapas mentais e a habilidade de nossos cérebros de recordar melhor “mapas” versus anotações tradicionais. Não vou entrar em detalhes acadêmicos, mas assim como imagens são poderosas, mapas são uma forma poderosa de conseguir uma “imagem” de nossa ideia ou projeto;

4) Conciso – um mapa mental de uma única página pode facilmente representar um documento de múltiplas páginas. Será que seu chefe quer ler um relatório de 10 páginas? Ou ele irá preferir varrer rapidamente uma única página que lhe mostre o conceito instantâneo de suas ideias?

Onde Está seu Mapa?

Se você está se sentindo perdido ou sobrecarregado, talvez você precise fazer um mapa mental de sua situação.

Faça uma pausa e desenhe um mapa para você. Consiga uma visão para descobrir onde você verdadeira mente está. Então você estará pronto para atacar suas tarefas e metas com vigor.

Se você nunca usou mapas mentais antes, você estará fazendo mapas rapidamente. E se você é familiar à técnica, talvez você encontre uma nova ideia ou compartilhe uma sua conosco.

Vamos fazer mapas!

Como fazer seu Mapa Mental

Você pode fazer seu mapa mental em um papel ou com um aplicativo. Eu prefiro fazer mapas mentais em um computador porque isso traz muito mais flexibilidade para a edição.

Vamos nos jogar e fazer nosso primeiro mapa.

Aqui estão os passos básicos…

1) Comece com um tópico ou ideia central – a maioria dos mapas mentais é baseada ao redor de um único tópico ou ideia central. Talvez você esteja fazendo uma lista de um projeto, tentando ver as opções para uma decisão, ou planejando uma viagem. Qualquer que seja seu tópico, coloque-o no centro e os subtópicos irão ramificar a partir deste;

2) Adicione um ou dois subtópicos – comece seu mapa adicionando uma ramificação ou duas. Adicione um subtópico e até mesmo mais um nível de tópicos depois deste, se for apropriado. Subtópicos podem ser perguntas, listas, qualquer coisa. Logo, seu suco de criatividade irá jorrar e ideias irão se desenvolver de uma para outra;

3) Deixe suas ideias fluírem – quando eu faço mapas mentais, eu permito que as ideias fluam tão rápido quanto eu possa documenta-las. Tire os pensamentos de sua cabeça. Não se censure e adicione até as mais bobas ideias em seu mapa. Quando você editar o mapa você poderá organizar as ideias;

4) Mova as coisas ao redor – uma das funcionalidades poderosas dos aplicativos de mapas mentais é a simplicidade de arrastar tópicos de um ramo para outro. Conforme as ideias forem fluindo rapidamente você descobrirá que alguns subtópicos são relacionados ou que podem ser combinados. Mova os tópicos para conectar ideias similares ou agrupadas. Você se surpreenderá com quão facilmente você agrupará rapidamente ideias discrepantes em um mapa organizado;

5) Apare a árvore – eu faço meus mapas mentais rapidamente até que eu o tenha concluído. Então e somente então eu irei ajustá-lo e torna-lo elegante. Eu geralmente faço isso  somente se irei apresenta-lo ou publica-lo. Eles são seus mapas… Você pode decidir quão elegante ou colorido eles serão.

Seu Mapa – Sua Imaginação

Mapa mental é uma técnica rápida e poderosa para organizar seus pensamentos.

Quer você esteja planejando uma viagem, listando tarefas, ou gerenciando um projeto importante, mapas mentais podem te ajudar a manter as coisas no caminho correto.

Algumas pessoas podem tentar te dizer as “regras” para fazer mapas mentais.

Não as escute.

É o seu mapa. Sua imaginação é o limite.

Seja criativo e faça seu próprio mapa mental hoje.

Fases do Projeto - Monstros S/A - PMBoK

Estava assistindo ao Filme Monstros S/A com meu filho Renato Macedo Costa quando pensei na analogia entre as cenas do filme Monstros S/A, com a matéria do MBA em Gestão de Projetos.

Nela são abordadas todas as cinco fases de gerenciamento, com as cenas do filme, conforme o ciclo de vida do Projeto (PMBoK):

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e controle
• Encerramento

ISAE Instituto Superior de Administração e Economia do Mercosul

O Instituto Superior de Administração e Economia do Mercosul foi inaugurado em 1996. O ISAE busca, de maneira inovadora e intersetorial, sensibilizar e auxiliar o mercado quanto a práticas responsáveis que gerem desenvolvimento social, empresarial e econômico.

Signatário do Pacto Global da Organização das Nações Unidas (Global Compact - ONU) e do PRME (Princípios para a Educação Empresarial Responsável – ONU). O ISAE promove a capacitação, desenvolvimento e atualização de executivos norteada por princípios difundidos globalmente, presentes em políticas e práticas implantadas pelas maiores e mais respeitadas organizações do mundo.

O resultado de tudo isso é a formação de profissionais éticos, social e ambientalmente responsáveis, capazes de liderar pessoas e organizações de forma sustentável.

A Fundação Getulio Vargas foi fundada em 1944 com o objetivo de contribuir para o desenvolvimento intelectual do Brasil, com foco na economia, na administração pública e empresarial, no direito e na história do país. Ao longo das últimas seis décadas, a FGV consolidou-se como um centro de excelência acadêmica, com intensa produção intelectual.

Da formação acadêmica à pesquisa científica, da assessoria técnica e administrativa à criação de produtos e serviços que orientam a prática de políticas públicas, sua importância no cenário nacional e internacional tem a medida exata da qualidade e do prestígio de sua marca.

Missão

Contribuir para o desenvolvimento sustentável promovendo a evolução pessoal, empresarial e social através da inovação, geração, estimulação e disseminação de conhecimentos em gestão.

Visão

Ser o melhor parceiro no desenvolvimento sustentável de soluções e na geração de resultados.

Valores

· Relacionamento ético – honestidade, integridade, lealdade e respeito.

· Espírito de equipe: colaboração, corresponsabilidade e sinergia.

· Comunicação clara e completa transparência.

Como ser Gestor

Se você gerencia pessoas há algum tempo, já deve ter aprendido que o ser humano é um ser social, complexo, que tem motivações relacionadas a seus costumes e moral. É um ser em desenvolvimento, que vive diferentes fases ao longo de sua vida, tem aprendizados, sofre perdas e tem períodos de “letargia”.

Enquanto gerente de projetos você até pode preocupar-se somente com prazos, escopo e custos. Mas na liderança funcional, nada mais importante que o foco no ser humano, visando minimizar o impacto do trabalho na vida substancial do indivíduo.

Se você é um gerente iniciante, muita atenção às lições abaixo. Observe, reflita sobre si mesmo e principalmente, controle sua ambição, tudo acontece a seu tempo. Abaixo as principais lições que coletei nestes anos de trabalho:

Se elogiar, faça em público. Se for chamar atenção, faça em privado – As pessoas possuem um elemento chamado EGO, extremamente sensível por mais forte que a pessoa possa parecer. Atingi-lo positivamente (e honestamente) é arma de guerra em seu favor, mas chamar atenção de pessoas em público é frequentemente considerado um desrespeito.

Maneire no egocentrismo. O time não é seu, é de todos - Frequentemente vejo novos gerentes referindo-se ao time de trabalho como “seus”. As posições de trabalho se modificam, líderes mudam de departamentos, pessoas mudam de empregos. Chamar o time de “seu” é um engano justificável apenas se utilizado para criar a sensação de proteção e/ou de estabilidade para o time.

Organize-se. Mudanças de rumo constantes acabam com o comprometimento - Líder perdido = time confuso. Se você coordena pessoas, esforce-se para criar uma linha de trabalho de médio/longo prazo e mostre o acompanhamento às pessoas. Para alguns perfis de pessoas não há problema em fazer apenas o que se manda, para outros há. Mostrar uma visão de médio/longo prazo não trará nenhum malefício.

Tenha humildade, se você fosse bom estaria na NASA - A situação mais comum é você trabalhar com pessoas de nível intelectual similar ao seu, por isso existem “imediatos” a cada grupo de funções. Se você se acha muito superior, procure outro local de trabalho, por exemplo na NASA. Senão, melhor adaptar-se ao ambiente e tratar as pessoas com respeito. “Por favor”, “Com licença” e “Obrigado” fazem sempre bem.

Faça o social. Muitas atividades são realizadas por afinidade – “O ser humano é um ser social”, necessita e valoriza intensamente as experiências sociais, por isso, embora alguns autores recomendem distancia entre subordinados e superiores, convém haver interação social conforme a cultura do indivíduo de modo a criar empatia entre as partes. Encontre o equilíbrio nas suas relações sociais no trabalho.

As pessoas não são apenas diferentes, elas vivem momentos diferentes ao longo da vida – Num grupo de pessoas, raramente todas estão no mesmo “espírito”,  uma tem preocupação com os filhos, outra está planejando na carreira, outra está preocupada com dívidas, outra está doente e assim por diante. Existe uma infinidade de situações que diferenciam o que somos de como estamos. Se você é um líder funcional, procure conhecer as pessoas, perceber o “momento”, o que as motiva e como se comunicam, antes de simplesmente alocar atividades e cobrar resultados. Você até pode tratar as pessoas como máquinas, mas nunca terá “a milha a mais” que elas podem oferecer.

Cada um tem o emprego que merece. Não adianta reclamar, faça o que puder para melhorar as coisas – Você é o primeiro exemplo de seus liderados. Reclame do salário, dos benefícios, do dissídio e logo todos estarão empenhados em reclamar também. Se não está satisfeito, procure fazer algo para melhorar sua situação – estude, seja proativo, faça a “milha a mais”, ou simplesmente procure outro emprego.

Estimule seu time a pensar, não resolva os problemas por eles – Seja qual for sua posição gerencial, lembre-se: “duas cabeças pensam melhor do que uma”. Concentre sua energia na coordenação das atividades e não na definição da forma. Se for necessário um padrão, junte especialistas para que montem um. Lembro-me de três ocasiões em que a Liderança Diretiva é recomendada: Em um time novo, quando há uma pessoa em capacitação e quando há uma crise/urgência.

Não busque culpados, busque soluções. O gerente é responsável pelo resultado do projeto – A busca de culpados eventualmente pode ser necessária, no entanto, não é nada produtiva. Se há um problema, busque uma solução. E sendo gerente de um projeto, lembre-se que é pago para antecipar problemas (riscos) sempre que possível. Buscar culpados provavelmente não irá lhe ajudar no resultado final.

Se ninguém entende o que você fala, pense na possibilidade de se comunicar melhor-Mesmo os maiores sábios da humanidade conseguiram formas de comunicar ideias complexas e abstratas de forma inteligível à pessoas simples, num nível de clareza suficiente para lhes trazer benefício. Se você não está sendo compreendido, ajuste seu modo de falar.

  

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TODO MUNDO QUER SER GERENTE DE PROJETO...!!!

Tenho realizado muitas palestras em gerenciamento de projetos e normalmente com plateias cheias. Embora GP não seja um modismo, tem havido muito “burburinho” em torno do tema projetos. E isso ganhou mais força com os avanços do Brasil nos últimos anos.

Empresas se instalando, empresas aumentando sua capacidade, empresas lançando novos produtos. E, claro, os famosos Pré-sal, Copa de 2014 e Olimpíadas de 2016. A gestão de projetos está se profissionalizando no Brasil e novas vagas estão sendo abertas para profissionais nesta área.

Uma das consequências é o surgimento de muitos cursos sobre gerenciamento de projetos, sejam cursos de curta duração, especializações e pós-graduações. Escolher bem o curso e a instituição é um passo importante para traçar um plano de carreira bem sucedida como GP!

Embora o Guia PMBOK sugira que as habilidades de GP permitem gerenciar qualquer projeto, na prática não é bem assim. 

Concordo que são processos gerais independentes da área de aplicação, mas o gerente de projeto deve conhecer, ao menos superficialmente, os aspectos técnicos do projeto.

Podemos utilizar os conhecimentos de GP, processos, ferramentas e técnicas de gestão em projetos de Óleo & Gás, Aeroespaciais, TI e mais. Porém, os processos orientados ao produto, ciclo de vida e fases do produto e do projeto são específicos de cada área.

É por isso que eu costumo dizer que a habilidade de gestão tem sido supervalorizada (management is overrated). Todo mundo quer ser gerente. E hoje, todo mundo quer ser gerente de projetos, porém, não é bem assim...!!!.

Não dá para liderar sem ter sido liderado, não dá para “chegar ao topo” sem subir degraus. Antes de ser gerente de projetos é preciso ter trabalhado em projetos, ter sido membro de equipes de projetos.

Quando me perguntam o que é necessário para ser gerente de projeto, eu digo:

Fortaleçam suas competências técnicas. Quanto melhor profissional na sua área de conhecimento, mais chances você terá de participar de projetos desafiadores e aprender com eles.

Sempre que possível, aproxime-se do gerente e sua equipe de gerenciamento e planejamento. Paralelamente, desenvolva suas habilidades em gerenciamento de projetos por meio de cursos e estudo.

Chegar ao topo não é fácil, mas com determinação e foco nos objetivos sua carreira será promissora...!!!