É sempre bom se sentir seguro,
não? Ter a sensação de que o projeto vai parar por conta de um risco calculado
e conhecido por todos não é o melhor cenário, certo? Obter assertividade em
Custos e Prazos é tão complexo que uma parte obrigatória do processo de
construção do Plano do Projeto é a constituição de reservas. Estas reservas não
só garantem que as variações de cenário sejam suportadas pelo patrocinador do
projeto como também que o mapeamento de riscos foi executado de forma a
quantificar parte destas variações. O tema de hoje ajudará a organizar o
raciocínio sobre estas reservas.
Boa Leitura!
RESERVA DE CONTINGÊNCIA
Quando o processo de Análise de
Riscos Qualitativos e Quantitativos é finalizada você terá em mãos uma valiosa
informação, o que eu chamo de “O PIOR CENÁRIO”. Este cenário basicamente resume
o que acontecerá, no ponto de vista de prazo e custo, com o projeto no caso de
todos os riscos negativos se tornarem realidade. Este é o cenário base para
compor a RESERVA DE CONTINGÊNCIA.
Dado que o produto desta reserva
é a soma dos VALORES MONETÁRIOS dos riscos, ou seja, a soma dos VALORES
MONETÁRIOS de todas as ameaças “conhecidas” e não mitigadas resultantes do
cálculo de PROBABILIDADE x IMPACTO das mesmas, este cenário deve compor o custo
do projeto (Linha de Base de Custos) e sua gestão, de forma geral, não requer
“aprovação” do Gerente e Patrocinadores do projeto (a menos que as políticas da empresa
falem o contrário).
RESERVA DE GERENCIAMENTO
NADA É TÃO RUIM QUE NÃO POSSA
PIORAR… é nesta frase que se baseia a Reserva de Gerenciamento. Trata-se de
calcular uma margem de segurança para garantir que riscos que ainda não foram
identificados inviabilizem o projeto. Em minha cabeça, o percentual aplicado a
esta reserva varia muito de acordo com o tipo de estimativa que você está
aplicando ao projeto, por isto, o percentual aplicado deve ser estabelecido baseado em critérios de estimativa e contingência.
Normalmente esta reserva é
calculada com base em um percentual da Estimativa do Projeto acrescida da
Reserva de contingência e, ao contrário da reserva de contingência, esta
reserva não está nas mãos do Coordenador de Projetos e sim com o Gerente do Projeto, e para utilizá-la, o coordenador deve
pedir autorização para o Gerente. Esta reserva não deve ser considerada como disponível do projeto.
LEMBRE-SE
• O ideal é não utilizar as
reservas;• As reservas não são parte do seu lucro;
• Revise as reservas durante o projeto;
• Novos riscos identificados aumentam a necessidade de reserva;
• Riscos mitigados ou resolvidos reduzem a necessidade de reserva.
Com isto, deixo claro que sou favorável que todo Projeto estabeleça dois níveis de contingência:
O primeiro em nível de coordenação do projeto, onde o coordenador tem total autonomia, porém sua meta é não utilizar, e outro em nível gerencial, que costumo dizer, que só "pedindo a benção" do gerente será autorizado o uso.
Bom Plano de Contingência a todos...!!!
