Hoje vamos resgatar o Velho Guerreiro para lembrar aos gerentes de
projetos a importância de ter um plano de comunicação.
Já dizia Chacrinha, apresentador de TV entre os anos 1950 e
1980:
"quem não se comunica, se trumbica!".
O que a área de
gerenciamento de projetos tem a ver com isso? Primeiro vamos conhecer o autor
do bordão. Abelardo Barbosa é um ícone da comunicação de massa do Brasil. Seus
programas de auditório apresentaram ao público nomes como Roberto Carlos e Raul
Seixas.
Ele sabia se comunicar como ninguém. E tinha razão ao dizer
que a falta de comunicação "trumbica", ou seja, atrapalha, dá
problemas, pode estragar tudo. E isso é a última coisa que um gerente de
projetos quer.
A falta de comunicação é um problema tão grave que, no
PMBOK, há uma área de conhecimento exclusivo para ela. Para definir uma
matriz e um template comunicacionais, alguns passos básicos devem ser
observados.
Vamos a eles:
1. Matriz de
comunicação
Não há segredo. Elaborar a matriz é definir os tipos de
comunicação, com informações detalhadas sobre cada elemento. Essa matriz
servirá de apoio ao planejamento, por isso deve ser elaborada com atenção.
Veja
alguns detalhes:
• Tipo: o nome do
projeto
• Objetivo: o
assunto a ser tratado
• Meio: como será
feita a comunicação (e-mail, reunião presencial, teleconferência)
• Frequência: qual
será a periodicidade da comunicação (semanal, mensal, quizenal)
• Audiência: quem
serão os participantes
• Responsável: quem
deverá cumprir tarefas para desenvolver a comunicação
• Produto: é a
última etapa, com o produto pronto para ser entregue
Elaborar um plano de comunicação é o primeiro passo para não
se "trumbicar".
Em geral, um plano conta com os seguintes elementos:
• Nome do projeto
• Empresa ou
cliente
• Versão do plano
• Data de alteração
• Gerente do
projeto
• Aprovador
• Tipo
• Matriz de
comunicação
• Detalhamento do
processo (como tipo, insumos, local e duração)
• Cronograma das
comunicações
• Histórico de
alterações
Para elaborar um template, não há
um padrão, uma vez que esse instrumento trata do direcionamento que cada empresa
prefere dar a um projeto. As informações, assim, são adaptadas para a realidade
de cada companhia. Empresas com processos bem definidos, por exemplo, costumam
dispensar alguns detalhes, mantendo-os apenas no cronograma do projeto.
Chacrinha costumava dizer também:
"Eu vim para confundir, não para explicar". Claro que esse não é o
objetivo do gerente de projetos. Mas fica a dica: é importante evitar
duplicidade de informações ao elaborar um plano de comunicação. Isso evita a
confusão, os conflitos de informações e atualizações diferentes em lugares
diferentes.
Assim o Gerente de Projetos não fica com o "troféu abacaxi"...!!!
Assim o Gerente de Projetos não fica com o "troféu abacaxi"...!!!
