Registrar ou não?!

Devemos registrar TUDO por escrito em um projeto?

Gostaria de comentar hoje um pouco sobre a prática de registro em projetos.

Esta prática, vista por muitos como mania, é adotada radicalmente por uns, mas considerada um exagero desnecessário por outros.

Este tema gera muito conflito de opiniões.  A partir de que fase ou momento o nível de registro de informações se torna excessivo?  Registrar tudo não reduz a produtividade do projeto?  A burocracia não acaba virando burocratismo?

Eu realmente aprendi que o melhor é pecar pelo excesso:  todas as informações que tenham qualquer importância no projeto devem ser documentadas adequadamente.   Vejamos algumas razões para isto:

• Minha memória é limitada: como gerente de projeto, sou o responsável por garantir o bom fluxo das informações.  Como sei que não consigo lembrar de tudo, prefiro documentar as informações a pensar “ah, eu não vou me esquecer disto”.
• A memória dos outros também é limitada: se não confio na minha capacidade de lembrar de tudo, como confiarei na dos outros?  Desconfie especialmente daqueles que não anotam as informações importantes em reuniões, e daqueles que gostam de repetir “pode deixar, eu consigo me lembrar de tudo que foi decidido”.
• Informações claras são uma característica fundamental de um projeto de sucesso: distribuir informações documentadas ajuda a esclarecer atividades, decisões e objetivos.  Identificar lacunas na comunicação terá impacto positivo direto nos resultados do projeto.
• Fácil referência futura: um projeto bem documentado também melhora o resultado de projetos futuros, permitindo uma melhor análise de lições aprendidas.
• Responsabilidades: mesmo que a boa vontade impere entre os membros da equipe, as responsabilidades sempre devem estar documentadas.  Novamente, lacunas de compreensão podem fazer com que uma atividade fique esquecida, com impactos de tempo e custo em sua recuperação.
• Não confio em tudo o que me dizem: infelizmente o gerente de projeto nunca deve se esquecer que podem existir pessoas ou empresas que querem fugir do trabalho.  Para estas pessoas ou empresas, a falha no registro de informações é um prato cheio, já que elas poderão manipular suas próprias versões dos fatos sem que você tenha documentação adequada para expor a verdade.
• Distribuição: distribuir um e-mail ou um comunicado é muito mais prático do que ficar ligando para várias pessoas para passar uma informação, porém muitas vezes ligar é o caminho mais rápido quando a informação é direcionada a uma pessoa ou empresa.

Você como gerente deverá encontrar a forma certa de fazer a documentação do projeto. Da mesma forma que as decisões mais importantes dos principais stakeholders não devem ficar apenas em uma nota de e-mail, uma informação do dia a dia que apenas interessa a uma ou duas pessoas não precisa se tornar um relatório em formato padronizado.  Fica aqui a dica:  vale o bom senso!

Agora, não esqueça: a informação pode gerar dúvida ou discordância entre as partes??? REGISTRE...!!! 

Dicas para reuniões produtivas

Verifique se os participantes são as pessoas certas e se estão devidamente preparados. Reunião produtiva é iniciada com convocação eficaz!
As reuniões são um meio de compartilhar informações e tomar decisões, porém, o tempo gasto com reuniões improdutivas é um dos maiores inimigos das organizações que desejam ter mais produtividade no dia-a-dia.
Conduzir reuniões eficientes no ambiente de trabalho é um desafio constante e necessário e como participante da reunião, você deve procurar ter a mesma atitude de quando está convocando, fazendo isso de maneira diplomática e sem entrar em atrito com seus colegas, ajudando os outros a não desviarem da pauta.
Seja objetivo e criativo. Uma reunião bem executada, é uma ferramenta importante na colaboração, trabalho em equipe e na gestão do seu projeto.

10 dicas para tornar suas reuniões mais eficientes

1. Tenha uma agenda pré-definida.
O foco é uma das características mais importantes de uma reunião eficiente.

2. Preparação Prévia dos Participantes.
Ao distribuir a agenda da reunião, informe também à preparação que os participantes devem ter. Ler relatórios e dados preliminares, levar documentos para a reunião e especificar o tempo que durará aumentarão a produtividade.

3. Escolha alguém para registrar a Ata da Reunião.
A Ata não dever ser escrita pelo líder ou facilitador da reunião.

4. Não permita que assuntos sejam misturados.
A agenda pode ser modificada quando extremamente necessário, mas isso deve ser evitado ao máximo. O que não pode acontecer é a mistura de assuntos. Não deixe que os participantes dispersem em discussões que não estão relacionadas ao tema em pauta.

5. Mantenha as reuniões dentro do horário de trabalho.
Muitas reuniões serão urgentes e imprevisíveis, inclusive fora do horário de trabalho. No entanto, as reuniões que possam ser agendadas e preparadas com antecedência devem se concentrar dentro do horário normal de trabalho. Mesmo que a equipe seja pró-ativa, enérgica e dedicada, sempre fica a sensação de aguardar o fim da reunião para voltar para casa. Isto somente causaria que alguns participantes procurem a solução mais rápida, e não a melhor.

6. Trabalhe com dados, não com política.
A política deve ficar de lado durante as reuniões. Se decisões são tomadas com base no “achismo”, ou o chefe acaba ignorando as idéias dos funcionários e decide conforme suas próprias convicções, ou os participantes não terão motivação para procurar soluções melhores, e a reunião deixa de ter sentido. Trabalhe sempre com dados e evidências, e obtenha consenso de que os passos corretos estão sendo tomados.

7. Controle o tempo.
Depois de algum tempo dentro de uma sala de reunião, as pessoas começam a perder a concentração, e em alguns casos a paciência. Reuniões longas devem ter pausas programadas (e seguidas à risca). Se a agenda da reunião define um tempo para cada assunto, estes horários devem ser seguidos. Se estiver sendo gasto muito tempo com uma discussão interminável, proponha continuar esta discussão posteriormente e passar ao tema seguinte (isto permitirá que os participantes voltem ao tema com a cabeça mais fresca). Estas ações de controle do tempo ajudarão muito no foco e eficiência da reunião.

8. Escolha o ambiente correto.
O local e ambiente da reunião são fatores determinantes para seu sucesso. O local deve ser bem iluminado. Se precisar apagar a luz para uma apresentação, tente fazer isto no menor tempo possível, já que a escuridão causará um efeito de relaxamento no grupo. A temperatura deve ser de preferência, um pouco baixa. Não a ponto de que todos passem frio na sala, mas temperaturas mornas também geram um efeito de relaxamento. Escolha também o horário correto no qual as pessoas podem se concentrar melhor nos temas discutidos. Evite reuniões em locais abertos, já que o movimento pode distrair os participantes.

9. Aproveite os recursos visuais disponíveis.
Reuniões com slides só com textos são cansativas. Procure apresentar as informações com gráficos e imagens. Evite o uso de relatórios, foque nas informações que realmente importam.

10. Encerre a reunião revisando o que foi discutido e o que foi definido.
Este é um jeito de reforçar o que foi definido e evitar problemas de entendimento. Procure sempre, além de registrar em atas, encerrar a reunião com um resumo do que foi comentado e discutido e defina o Plano de Ação que deverá ser acompanhado.

“Um dos maiores desperdiçadores do tempo é a desorganização. Seu sintoma é o excesso de reuniões.” PETER F. DRUCKER

Fontes: Clegg, B. “Administração do Tempo: Método Prático”. Qualitymark Editora. 2002.
Druker, P. F. “The effective executive”. Pan Books Ltd. 1989.