O Professor Gerson Costa, apresenta
abaixo, uma das suas ferramentas, o ciclo gerencial PDCA para Projetos. As
letras que compõem a sigla PDCA vêm dos vocábulos em inglês: Plan (planejar),
Do (executar), Check (verificar) e Action (agir corretivamente). A Figura
abaixo detalha o ciclo PDCA com foco nos processos do PMBoK.
O Ciclo PDCA foi idealizado por
Shewhart e mais tarde aplicado por Deming no uso de estatísticas e métodos de
amostragem. Nasceu no escopo da tecnologia TQC (Total Quality Control) como uma
ferramenta que melhor representa o ciclo de gerenciamento de uma atividade.
O conceito do Ciclo evolui ao longo
do tempo vinculando-se também com a idéia de que uma organização qualquer,
encarregada de atingir uma determinada meta, necessita planejar e controlar
suas atividades.
O Ciclo PDCA compõe o conjunto de
ações em seqüência dada pela ordem estabelecida pelas letras que formam a
sigla: Plan (planejamento) estabelecer missão, visão, objetivos e metas,
procedimentos, processo e metodologias que serão necessários para o alcance dos
resultados esperados; Do (execução) realizar e executar as atividades; Check
(verificação) monitorar e avaliar periodicamente os resultados e os processos
confrontando-os com o planejado, consolidando as informações e emitindo
relatórios; Act (agir) agir de acordo com o avaliado e com as informações
emitidas nos relatórios, eventualmente confeccionar novos planos de ação e
aprimorar a eficiência e eficácia da metodologia aplicada e aperfeiçoando a
execução corrigindo as falhas ocorridas durante o processo.
Todas as organizações devem
utilizar o Ciclo PDCA para desenvolver o Planejamento e Controle do escopo de
um projeto. A aplicação do Ciclo permite que a organização realize melhorias
contínuas em seus processo e metodologias. Isto, além da redução de custos e
aumento da produtividade, repercute positivamente na tomada de decisão por
parte dor Gerentes de Projetos, pois favorece a obtenção de informações
confiáveis durante o ciclo de vida do projeto.
A tomada de decisão é basicamente,
a escolha de uma opção entre diversas alternativas existentes, seguindo
determinados passos previamente estabelecidos e culminando na resolução de um
problema de modo correto ou não. Envolve oito etapas:
O Ciclo PDCA é parte fundamental de
qualquer organização que implementa projetos, pois se constitui, na prática, de
um modelo de gestão altamente eficaz. Em Gerenciamento de Projetos, o Ciclo
PDCA e as fases de Planejamento e Controle trabalham com os mesmos conceitos.
Resumindo, a aplicação do Ciclo
PDCA, aliado ao Planejamento e Controle, permite à equipe de projeto:
- Avaliação de desempenho;
- Comparação entre o realizado e o
planejado;
- Análise dos desvios;
- Tomada de ações corretivas;
- Acompanhamento para avaliar a
eficiência das ações implementadas;
- Adição de informações a serem
utilizadas em processos e metodologias em projetos futuros;
- Captação de informações que
auxiliem à tomada de decisão.
A tomada de decisão é basicamente,
a escolha de uma opção entre diversas alternativas existentes, seguindo
determinados passos previamente estabelecidos e culminando na resolução de um
problema de modo correto ou não. Envolve oito etapas:
- Análise e identificação da
situação;
- Definição dos critérios e
sub-critérios;
- Identificação das restrições;
- Desenvolvimento de alternativa;
- Comparação entre as alternativas;
- Classificação dos riscos de cada
alternativa;
- Escolher a melhor alternativa; e
- Execução e avaliação.
A gestão de projetos quando
utilizada de forma correta e por profissionais capacitados se transforma em uma
grande ferramenta para a organização traçar suas metas e alcançar seus objetivos
em busca da melhoria contínua.
