Como criar um Mapa Mental

Você está perdido? Sobrecarregado?

Você sabe onde você está? Que tarefas você precisa fazer? Quais são suas obrigações?

O que você precisa… é de um mapa.

Um mapa para mostrar a você onde você está, para onde está indo e o que precisa fazer.

Hoje, vou colocar em pauta uma técnica muito poderosa chamada “mapas mentais” que fará exatamente isso.

Você sabe onde você está?

Quando as pessoas estão tentando ser organizadas ou colocar sua gestão de tempo sob controle, uma das maiores dificuldades que elas encontram contabilizar sua situação atual.

O que elas precisam fazer. Qual sua é carga de trabalho. Onde elas se encontram.

Se você não sabe onde você está… Como você vai saber para onde precisa ir?

Parece básico o suficiente.

Entretanto, contabilizar sua situação pessoal pode ser uma tarefa árdua, especialmente se você estiver começando do zero.

Uma das melhores (e mais rápidas) formas de fazer isso é fazer o que chamamos de “mapas mentais”.

Mapas mentais são rápidos, poderosos e simples.

Eu venho usando os mesmo há algum tempo para ambas as vidas profissional e pessoal.

Fazer um mapa mental pode te ajudar a clarificar rapidamente sua situação. Ele pode te ajudar a parar de parecer com um tronco descendo o rio e te ajudar a tomar decisões melhores.

Faça um Mapa (Mental)

Você talvez já tenha ouvido falar de mapas mentais, eles têm ganhado popularidade nos últimos anos, especialmente com o avanço de aplicativos que o tornam muito mais fácil e intuitivo.

O conceito básico é que você cria uma estrutura visual em forma de árvore de suas ideias. A maioria dos mapas mentais começa com uma ideia central e possui ramificações saindo com os vários sub-tópicos.

Você pode usar um aplicativo ou você pode manter a simplicidade e suar apenas um papel e uma caneta.

Eu prefiro usar um aplicativo. Os sistemas evoluíram muito e possuem funcionalidades poderosas. A simples possibilidade de arrastar-e-soltar ideias ao redor do mapa é razão suficiente para eu fazer meus mapas em meu notebook ou IPAD. Quando desenvolvo ideias, elas irão mover-se ao redor de meu mapa enquanto o conceito se desenvolve.

Veja um exemplo de mapa mental:

Roteiro para ser mais produtivo.

Veja apenas alguns benefícios dos mapas mentais:

1) Tenha uma visão a 10000 pés – mapas mentais são formas poderosas de ver muitas ideias, projetos, tarefas diferentes… todos na mesma tela. Eles são uma forma rápida de ver o “grande quadro”;

2) Brainstorming – eu já utilizei muitos métodos para brainstorming. Nada se compara a habilidade dos mapas mentais de te ajudar a ordenar suas ideias. Eles funcionam muito bem em grupo também. Eu geralmente uso um projetor para exibir o mapa, o que permite a colaboração da equipe;

3) Visual – pesquisas conectam a natureza visual dos mapas mentais e a habilidade de nossos cérebros de recordar melhor “mapas” versus anotações tradicionais. Não vou entrar em detalhes acadêmicos, mas assim como imagens são poderosas, mapas são uma forma poderosa de conseguir uma “imagem” de nossa ideia ou projeto;

4) Conciso – um mapa mental de uma única página pode facilmente representar um documento de múltiplas páginas. Será que seu chefe quer ler um relatório de 10 páginas? Ou ele irá preferir varrer rapidamente uma única página que lhe mostre o conceito instantâneo de suas ideias?

Onde Está seu Mapa?

Se você está se sentindo perdido ou sobrecarregado, talvez você precise fazer um mapa mental de sua situação.

Faça uma pausa e desenhe um mapa para você. Consiga uma visão para descobrir onde você verdadeira mente está. Então você estará pronto para atacar suas tarefas e metas com vigor.

Se você nunca usou mapas mentais antes, você estará fazendo mapas rapidamente. E se você é familiar à técnica, talvez você encontre uma nova ideia ou compartilhe uma sua conosco.

Vamos fazer mapas!

Como fazer seu Mapa Mental

Você pode fazer seu mapa mental em um papel ou com um aplicativo. Eu prefiro fazer mapas mentais em um computador porque isso traz muito mais flexibilidade para a edição.

Vamos nos jogar e fazer nosso primeiro mapa.

Aqui estão os passos básicos…

1) Comece com um tópico ou ideia central – a maioria dos mapas mentais é baseada ao redor de um único tópico ou ideia central. Talvez você esteja fazendo uma lista de um projeto, tentando ver as opções para uma decisão, ou planejando uma viagem. Qualquer que seja seu tópico, coloque-o no centro e os subtópicos irão ramificar a partir deste;

2) Adicione um ou dois subtópicos – comece seu mapa adicionando uma ramificação ou duas. Adicione um subtópico e até mesmo mais um nível de tópicos depois deste, se for apropriado. Subtópicos podem ser perguntas, listas, qualquer coisa. Logo, seu suco de criatividade irá jorrar e ideias irão se desenvolver de uma para outra;

3) Deixe suas ideias fluírem – quando eu faço mapas mentais, eu permito que as ideias fluam tão rápido quanto eu possa documenta-las. Tire os pensamentos de sua cabeça. Não se censure e adicione até as mais bobas ideias em seu mapa. Quando você editar o mapa você poderá organizar as ideias;

4) Mova as coisas ao redor – uma das funcionalidades poderosas dos aplicativos de mapas mentais é a simplicidade de arrastar tópicos de um ramo para outro. Conforme as ideias forem fluindo rapidamente você descobrirá que alguns subtópicos são relacionados ou que podem ser combinados. Mova os tópicos para conectar ideias similares ou agrupadas. Você se surpreenderá com quão facilmente você agrupará rapidamente ideias discrepantes em um mapa organizado;

5) Apare a árvore – eu faço meus mapas mentais rapidamente até que eu o tenha concluído. Então e somente então eu irei ajustá-lo e torna-lo elegante. Eu geralmente faço isso  somente se irei apresenta-lo ou publica-lo. Eles são seus mapas… Você pode decidir quão elegante ou colorido eles serão.

Seu Mapa – Sua Imaginação

Mapa mental é uma técnica rápida e poderosa para organizar seus pensamentos.

Quer você esteja planejando uma viagem, listando tarefas, ou gerenciando um projeto importante, mapas mentais podem te ajudar a manter as coisas no caminho correto.

Algumas pessoas podem tentar te dizer as “regras” para fazer mapas mentais.

Não as escute.

É o seu mapa. Sua imaginação é o limite.

Seja criativo e faça seu próprio mapa mental hoje.

Mapas Mentais e Gerenciamento de Riscos

Hoje vamos falar de uma área de conhecimento muito importante, o gerenciamento de riscos.

Basicamente, o gerenciamento de risco visa aumentar a probabilidade e o impacto de eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto de eventos adversos.

Risco positivo? É isto mesmo! 

Para o PMBOK, assim como para outras práticas, o risco pode ser positivo.

Podemos definir que o risco é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto. 

Desta forma os processos desta área de conhecimento tratam de todos os aspectos relevantes em relação aos riscos que podem vir a acontecer em um projeto, seja ele positivo ou negativo.

Assim como nos outros processos de planejamento, o planejamento do gerenciamento de riscos tem a função de definir como abordar e executar as atividades de gerenciamento de riscos em um determinado projeto. Um planejamento cuidadoso e explícito aumenta a possibilidade de sucesso dos outros processos desta área de conhecimento.

O plano de gerenciamento de riscos define, entre outros itens, a metodologia a ser usada, as funções/responsabilidades, a orçamentação, as categorias de risco, a definição da escala de probabilidade e impacto dos riscos, a matriz de probabilidade e impacto, os formatos de relatórios, etc.

As figuras abaixo mostram exemplos de categorização de risco (identificadas em uma EAR – Estrutura analítica de riscos), escalas de impacto de um risco e a matriz de probabilidade e impacto respectivamente.

EAR – Estrutura Analítica de Riscos

Escala de Impacto

Processo: Identificação de riscos.

Este processo é responsável por determinar os riscos que podem afetar o projeto e documentar as suas características. O processo de identificação de riscos deve ser feito de forma iterativa e pode se valer de várias formas de informação, como por exemplo: informações históricas, técnica de brainstorming, método de delphi, entrevistas, etc.

A identificação de riscos leva naturalmente à análise qualitativa dos mesmos, apesar de que, alternativamente, pode levar diretamente à análise quantitativa, mas isso só seria aconselhável caso o universo dos riscos fosse bastante limitado.

Processo: Análise qualitativa de riscos.

Este processo permite priorizar quais riscos devem ser tratados inicialmente. É um método subjetivo de priorização de riscos identificados que avalia a prioridade com base na probabilidade de ocorrerem e seu impacto nos objetivos do projeto.

Processo: Análise quantitativa de riscos.

Este processo, por ser mais complicado de executar, deve ser feito com os riscos que foram priorizados pela análise qualitativa de riscos. Utiliza-se de técnicas como simulação de Monte Carlo e análise da árvore de decisão para avaliar a probabilidade de atingir objetivos específicos e identificar os riscos que exigem mais atenção e sua contribuição relativa para o risco total do projeto.

A simulação de Monte Carlo é feita por meio de softwares especializados e deve ser utilizado quando se tem um número maior de riscos e o efeito deles é cumulativo. Já a árvore de decisão deve ser utilizada quando se tem poucos riscos e se deseja tomar uma decisão específica.

Processo: Planejamento de respostas a risco.

Após identificar e fazer a análise qualitativa e quantitativa dos riscos é de extrema importância que a organização planeje as respostas que deverá ter para estes riscos. O processo de planejamento de respostas a risco tem a finalidade de desenvolver opções e determinar ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Essas ações podem ser antes do risco acontecer ou depois do risco ter se concretizado.

Existem três estratégias de respostas aos riscos que tem impactos negativos e três estratégias de respostas aos riscos que possuem impacto potencialmente positivos. 

Impactos Negativos

Prevenir – É a estratégia que busca reduzir a probabilidade ou o impacto do risco a zero.

Transferir – É a estratégia que faz a passagem do impacto negativo de uma ameaça para terceiros, assim como num seguro.

Mitigar – É a estratégia que busca reduzir a probabilidade e/ou o impacto até um limite aceitável.

Impactos Positivos

Explorar – É a estratégia que busca garantir que a oportunidade seja concretizada.

Compartilhar – É a estratégia que faz a atribuição da propriedade para terceiros para que possam capturar melhor a oportunidade em benefício do projeto.

Melhorar – É a estratégia que busca aumentar a probabilidade e/ou o impacto dos riscos positivos.

Observação interessante: O PMBOK não considera a estratégia de aceitação de risco, uma vez que não existe resposta quando o projeto apenas aceita que um determinado risco irá acontecer e que seu impacto será absorvido.

Processo: Monitoramento e controle dos riscos.

Este processo é responsável por monitorar e controlar os riscos por meio da identificação, análise e planejamento dos riscos novos que por ventura venham a aparecer no decorrer do andamento do projeto e do acompanhamento e reanálise dos riscos já identificados.

Este processo também faz uma revisão da execução das respostas aos riscos que tenham sido planejadas.

Mapa Mental de Riscos

Mapa Mental - Grupos de Processos

5 Grupos de Processos do PMBoK 4th Edition:
 Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento/Controle e Encerramento.

Os processos de gerenciamento de projetos são organizados em cinco grupos (iniciação, planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento), cada um deles composto por um ou mais processos das áreas de conhecimento do PMBoK.

Processos de Iniciação

Detalhamento dos objetivos e seleção das melhores alternativas para alcançar os objetivos do projeto;

A iniciação é o conjunto de processos realizado para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente, mediante a obtenção de autorização para tal. Nos processos de iniciação, o escopo inicial é definido e os recursos financeiros iniciais são comprometidos.

As partes interessadas (stakeholders) que irão interagir e influenciar os resultados finais do projeto são identificadas. O gerente de projeto é selecionado e designado.  Essas informações são registradas no “Termo de Abertura do Projeto” e no registro das partes interessadas. Quando o termo de abertura é aprovado, o projeto se torna oficialmente autorizado.

Os critérios para o sucesso são verificados e a influência e os objetivos das partes interessadas do projeto são analisados. Então é decidido se o projeto deve ser continuado, adiado ou interrompido.

Em geral, o envolvimento dos clientes e de outras partes interessadas durante a iniciação aumenta a probabilidade de propriedade compartilhada, aceitação da entrega e satisfação do cliente e das outras partes interessadas.

Este Mapa Mental Apresenta a estrutura do grupo de processos de Iniciação.

Mapa Mental - Iniciação

Processos de Iniciação:
4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto
10.1 Identificar as Partes Interessadas

 Processos de Planejamento

Detalhamento dos objetivos e seleção das melhores alternativas para alcançar os objetivos do projeto;

O Grupo de processos de planejamento consiste nos processos realizados para estabelecer o escopo total do esforço, definir e refinar os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos.

Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento e os documentos do projeto que serão usados para executá-lo.

O plano de gerenciamento e os documentos do projeto desenvolvidos como saídas do grupo de processos de planejamento explorarão todos os aspectos de escopo, tempo, custos, qualidade, comunicação, risco e aquisições.

As atualizações resultantes de mudanças aprovadas durante o projeto podem ter um impacto significativo sobre partes do plano de gerenciamento e dos documentos do projeto.

As atualizações nesses documentos refletem maior precisão em relação aos cronogramas, custos e requisitos de recursos pra cumprir o escopo definido para o projeto.

A equipe do projeto deve estimular o envolvimento de todas as partes interessadas ao planejar o projeto e desenvolver o plano de gerenciamento e os documentos do mesmo.

No PMBoK 4TH Edition vemos que os projetos são frequentemente utilizados como meio de atingir o plano estratégico de uma organização.

O plano estratégico de uma organização torna-se o principal fator de orientação para investimentos em projetos.

Este Mapa Mental Apresenta a estrutura do grupo de processos de Planejamento.

Mapa Mental - Planejamento

Processos de Planejamento:

2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

5.1 Coletar os Requisitos

5.2 Definir o Escopo

5.3 Criar EAP

6.1 Definir as Atividades

6.2 Sequenciar as Atividades

6.3 Estimar os Recursos das Atividades

6.4 Estimar as Durações das Atividades

6.5 Desenvolver o Cronograma

7.1 Estimar os Custos

7.2 Determinar o Orçamento

8.1 Planejar a Qualidade

9.1 Desenvolver o Plano de Recursos Humanos

10.2 Planejar as Comunicações

11.1 Planejar o Gerenciamento dos Riscos

11.2 Identificar os Riscos

11.3 Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos

11.4 Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos

11.5 Planejar as Respostas aos Riscos

12.1 Planejar as Aquisições

Processos de Execução

Coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano;


Este grupo consiste nos processos realizados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto de forma a cumprir as especificações.

Este grupo compreende coordenar pessoas, recursos e também integrar e executar as atividades do projeto em conformidade com o plano de gerenciamento desenvolvido no item anterior. Processos de Execução: 4.3 Orientar e gerenciar a execução do projeto.

Durante a execução do projeto, os resultados poderão requerer atualizações no planejamento e mudanças nas linhas de base. Isso pode incluir alterações nas durações previstas para as atividades e também influir na produtividade da equipe, na disponibilidade dos recursos e ocasionando riscos não previstos.


O resultado da análise poderá acionar solicitações de mudanças, que deverão ser aprovadas pela instância competente e que refletirão no plano de gerenciamento do projeto e demais planos, podendo também impactar o prazo final, custos e qualidade.

Os principais processos de execução: orientar e gerenciar a execução do projeto, realizar a garantia da qualidade, mobilizar a equipe do projeto, desenvolver a equipe do projeto, gerenciar a equipe do projeto, distribuir informações, gerenciar expectativas das partes interessadas, realizar aquisições.


Este Mapa Mental Apresenta a estrutura do grupo de processos de Execução.

Mapa Mental - Execução

Processos de Execução:

8.2 Realizar a garantia da qualidade

9.2 Mobiliar a Equipe do Projeto

9.3 Desenvolver a equipe do projeto

9.4 Gerenciar a equipe do projeto

10.3 Distribuir as Comunicações

10.4 Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas

12.2 Conduzir as Aquisições

Processos de Monitoramento e Controle

Assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, por meio de monitoramento;

Este grupo consiste nos processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais são necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes.

O principal benefício deste grupo de processos é que o desempenho do projeto é observado e mensurado de forma periódica e uniforme para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do mesmo.

O grupo de processos inclui também: controlar as mudanças e recomendar ações preventivas,  monitorar as atividades em relação à linha de base e influenciar fatores que poderiam se impedir o controle integrado de mudanças.

Processos: monitorar e controlar o trabalho do projeto; realizar o controle integrado de mudanças; verificar o escopo; controlar o escopo;  controlar o cronograma; controlar os custos; realizar o controle de qualidade; reportar o desempenho;  monitorar o controle de riscos e administrar aquisições.

Este Mapa Mental Apresenta a estrutura do grupo de processos de Monitoramento e Controle

Mapa Mental - Monitoramento e Controle

Processos de Monitoramento e Controle:

4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto

4.5 Realizar o Controle Integrado de Mudanças

5.4 Verificar o Escopo

5.5 Controlar do Escopo

6.6 Controlar o Cronograma

7.3 Controlar os Custos

8.3 Realizar o controle da qualidade

10.5 Reportar o Desempenho

11.6 Monitorar e Controlar os Riscos

12.3 Administrar as Aquisições

Processos de Encerramento

Formalizar a aceitação do projeto ou da fase e encerrá-lo de forma organizada.

Consiste dos processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, visando completar formalmente o projeto ou a fase, ou obrigações contratuais.

Este grupo de processos, quando concluído, verifica se os processos definidos estão completos em todos os grupos de processos para encerrar o projeto ou uma fase do projeto da forma apropriada. Neste grupo de processos define-se formalmente que o projeto ou a fase do projeto estão concluídos.

No encerramento do projeto ou da fase, podem ocorrer as seguintes atividades: obter aceitação do cliente ou patrocinador; fazer uma revisão pós-projeto ou de final de fase; registrar os impactos da adequação de qualquer processo; documentar as lições aprendidas; aplicar as atualizações apropriadas aos ativos de processos organizacionais; arquivar todos os documentos relevantes no sistema de informações do gerenciamento de projetos, para serem usadas como dados históricos; e encerrar as aquisições.

Mapa Mental - Encerramento

Processos de Encerramento:
4.6 Encerrar o Projeto ou Fase
12.4 Encerrar as Aquisições

Espero ter esclarecido as dúvidas dos seguidores do Professor Projeto em relação aos 5 Grupos de Processos do PMBoK 4th Edition.

Um forte abraço e até a próxima.

Mapas Mentais - PMBoK

Mapa mental, ou mapa da mente é o nome dado para um tipo de diagrama, sistematizado pelo inglês Tony Buzan, voltado para a gestão de informações, de conhecimento e de capital intelectual; para a compreensão e solução de problemas; na memorização e aprendizado; na criação de manuais, livros e palestras; como ferramenta de brainstorming (tempestade de ideias); e no auxílio da gestão estratégica de uma empresa ou negócio.

Os Mapas Mentais são ferramentas utilizadas na Gestão de Projetos onde se tende auxiliar a visualização e a análise das possíveis alternativas, utilizando o brainstorming. Outra questão é o relacionamento com o detalhamento da estrutura analítica do projeto, ou seja, a criação de um Plano Projeto.

A importância da WBS é fundamental como planejamento para atingir determinado escopo. Ao ter o escopo e todas as atividades e serviços representadas em Mapas Mentais, o gestor de projetos e sua equipe terão maior facilidade para compreender o projeto como um todo. Nesta publicação você encontra o próprio PMBOK apresentado no formato de Mapa Mental, pela facilidade no uso em apresentações, cursos, seminários, etc.

Os mapas mentais permitirão aos profissionais de projetos registrarem rotinas de trabalho, lições aprendidas e outros conhecimentos obtidos durante a execução dos projetos. Poderão também ser úteis aos profissionais para assimilar conceitos e formas de trabalho técnico. Isso ajudará não só o profissional como também os demais colegas da organização. Os times de projetos podem utilizá-los como importante técnica de trabalho cooperativo e colaborativo.

 PMBOK 4 - Mapa Mental dos Processos Agrupados por Grupos de Processos

CLIQUE NA IMAGEM PARA AMPLIAR

Este mapa mental apresenta os 42 processos do PMBOK 4 organizados em Grupos de Processos. 

PMBOK 4 - Mapa Mental dos Processos Agrupados por Áreas do Conhecimento

CLIQUE NA IMAGEM PARA AMPLIAR

Este mapa mental apresenta os 42 processos do PMBOK 4 agrupados em Áreas do Conhecimento. 

PODCAST Fases e Processos
Este PODCAST está sendo republicado para complementação do tema Mapas Mentais das Fases e Processos.

Mapas Mentais - Software EAP

Neste PodCast o Professor Gerson comenta sobre a ferramenta de apoio ao Planejamento de Projetos, os Mapas Mentais e dá a dica de software chamado MindManager da MindJet para elaboração da EAP - Estrutura Analítica de Projetos.

Baixe o PodCast aqui:
http://www.4shared.com/audio/j2fQ70Zk/Mapas_Mentais_-_Software_EAP_-.html

Exemplo de Mapa Mental:

Software citado:

http://www.mindjet.com/