Análise Qualitativa de Riscos com apoio do MS Project 2013

Em continuidade, o Professor Projeto, traz mais um post de Alexandre Paiva, Project Manager and Microsoft Project enthusiastic, onde trataremos a Análise Qualitativa de Riscos com apoio do MS Project 2013.

 

 

Olá pessoal,

 

A ideia deste post é mostrar como podemos utilizar a ferramenta MS Project 2013 para auxiliar o Gerente de Projeto no planejamento dos riscos do projeto, mais especificamente na Análise Qualitativa dos Riscos.

 

A Análise Qualitativa dos Riscos, conforme padrão de riscos do PMI, tem por objetivo principal avaliar a probabilidade de ocorrência de cada risco identificado no processo de Identificação de Riscos e o efeito (ou impacto) nos objetivos do projeto. Uma vez identificados probabilidade de ocorrência e impacto, é possível então atualizar o registro de risco (Risk Register) – que é simplesmente uma relação de riscos que vai sendo “turbinada” a medida em que evoluímos no planejamento dos riscos – com estes dados e, a partir deles, verificar quais são os riscos identificados com maior prioridade de gestão (sim por que você não terá tempo e nem grana para gerenciar todos os riscos identificados) e, consequentemente, os que precisam de respostas imediatas.

Utilizando o MS Project 2013 para apoiar a Análise Qualitativa dos Riscos – A matriz PxI

O que vamos fazer aqui, como sempre, é criar tabela e modo de exibição específico no MS Project 2013 para apoiar a Análise Qualitativa, produzindo no final uma matriz Probabilidade versus Impacto. Nesta tabela, faremos uso de alguns campos customizáveis e até mesmo de Lookup tables.

 

Vamos lá!

 

O primeiro passo é criar uma tabela específica que vou chamar de T01 – Análise Qualitativa de Riscos através da guia EXIBIÇÃO e do comando Tabelas no grupo de comandos Dados.

 

 

Vamos selecionar a opção Mais tabelas para criar uma nova tabela.

 

 

Vamos definir que esta nova tabela usa como base a tabela de Tarefa e, em seguida, clicar em Nova.

 

 

Ao clicar em Nova, a caixa de diálogo Definição de Tabela para o projeto em questão aparecerá. Nela vamos informar agora o nome da tabela (definimos que seria T01 – Análise Qualitativa de Riscos) e os campos que utilizaremos na mesma.

 

 

Os campos customizáveis que utilizaremos nesta tabela serão:

 

 

Na sequência muito cuidado para não escolher a opção Aplicar, pois ela alterará o modo de exibição atual mudando a tabela utilizada por esta nova criada. Escolha a opção Fechar e vamos partir para a criação do modo de exibição.

 

 

Para a criação do Modo de Exibição, vamos utilizar a guia EXIBIÇÃO e o comando Outros Modos de Exibição dentro do grupo de comandos Visões do Recurso.

 

 

Selecione a opção Mais modos de exibição.

 

 

Na caixa de diálogo Mais modos de exibição, selecione a opção Novo.

 

 

Vamos utilizar um modo de exibição único.

 

 

Agora, com a caixa diálogo de Definição do novo modo de exibição, vamos informar Nome, Tela, Tabela, Grupo e Filtro para caracterizar o novo modo.

 

 

 

Importante deixar marcado a opção pois permitirá com que este novo modo de exibição possa ser acionado diretamente do Menu do MS Project 2013.

 

E agora sim, com o novo modo marcado, clicaremos em Aplicar. Com isto, eu altero o modo atual para o novo modo criado.

 

 

E o resultado final seria:

 

 

Agora, faremos ajustes nos campos personalizados de Probabilidade (Número1) e Impacto (Número2) de tal forma que valores já venham pré-configurados para escolha do gerente do projeto. Ou seja, vamos criar Lookup Tables para estes dois campos personalizados com uma determinada escala de probabilidade (1= muito baixa; 3= baixa; 5=média; 7= alta e 9= muito alta) e impacto (1= muito baixo; 3= baixo; 5=médio; 7= alto e 9= muito alto).

Vamos lá.

 

Com o botão direito do mouse em cima do campo personalizado Probabilidade, selecione a opção Campos Personalizados.

 

 

Na caixa de diálogo Campos Personalizados, verifique se o campo Número1 está marcado e, em seguida, selecione a opção Pesquisar.

 

 

Com a caixa de diálogo de edição da tabela de pesquisa para o campo Número1 (Probabilidade), verificar as configurações abaixo. Destaque para a opção Permitir que itens adicionais sejam informados nos campos. Esta configuração impede com que os usuários informem dados que não estejam na tabela de pesquisa, garantindo a integridade.

 

Definimos também um valor padrão para a lista que é a opção Média.

 

No final, selecione Fechar.

 

 

Faça o mesmo para o campo Número2 (Impacto).

 

 

Por último, vamos ajustar o campo Número3 (Grau de Risco), que usará a fórmula Probabilidade (Número1) x Impacto (Número2) e será representado através de Indicadores Gráficos.

 

 

Aplicando a fórmula, teremos:

 

 

Aplicando Indicadores gráficos ao campo, teremos as seguintes possibilidades com a seguinte escala de severidade do risco (representada pelas cores):

 

 

Os critérios então entrariam nos testes da seguinte forma:

 

 

Dica: sempre começar do maior valor para o menor, pois o MS Project começa a testar de cima para baixo.

 

 

Pronto. Vamos agora popular o Registro de Risco, com a análise qualitativa dos riscos

 

 

Viu como é fácil. O MS Project pode fazer mil coisas por você. Invente uma!

Espero que este post tenha sido útil para vocês e até o próximo.

 

 

Alexandre Paiva, Project Manager and Microsoft Project enthusiastic.
Member of PMI Institute, PMP, PMI-RMP, PMI-SP, MCTS, ITIL Foundation
 http://gerentedeprojeto.net.br/